文書檔案管理制度（通用2篇）
1. 文書檔案管理制度 篇一
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發人員統一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門)，及時送質管部主管領導簽批后，分送有關領導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。
2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數退回，不得積壓、丟失。
3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。
二、發文制度
1、凡以公司名義發出的公文，擬稿人必須用規定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統一送秘書核稿，經領導審核簽發(屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發)，由文書統一登記、統一印制。凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）交兩份給文書統一收集管理。
2、公司會簽外單位文件，經相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關部門起草，秘書核稿，公司領導簽發后，再送有關部門會簽。
3、聯合發文經公司領導及聯合發文單位領導分別簽批后由文書統一編號、印發。
三、檔案管理制度
（一）歸檔范圍
1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
3、公司在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。
4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。
5、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。
7、公司及各部門的年度工作計劃、總結。
8、本公司的各種統計報表。
9、信訪工作材料。
10、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書，房屋買賣、租賃協議，資產登記等憑證性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
13、專業技術職稱評審材料。
（二）歸檔時間
1、各部門應主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據為已有，或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內歸檔。
（三）歸檔要求
1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統、條理，保持有機聯系。
2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。
（四）檔案管理
1、檔案管理：依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續，方能銷毀。銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
（五）檔案利用
1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。
3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經公司領導批準后才能摘抄和復制。
4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。
2. 文書檔案管理制度 篇二
為了貫徹執行《檔案法》，適應辦公自動化及檔案管理規范化的要求，加強本局文書檔案管理，制定本制度。
一、文件材料歸檔范圍
(一)上級機關的文件材料。
1、上級召開的需要貫徹執行的會議的主要材料;
2、上級機關頒發的屬于本局主管業務并要執行的文件，以及非本局主管業務但需要貫徹執行的法規性文件;
3、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，上級機關轉發本局的文件(包括報紙、刊物轉載);
4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;
5、其他應當歸檔的文件材料。
(二)本級的文件材料。
1、局黨組、行政領導會議文件材料，召開的工作會議、專題會議材料;
2、頒發的(包括轉發及與其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印制稿，重要文件的修改稿;
3、本級的請示與上級機關的批復文件，下級單位的請示與本級的批復文件;
4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;
5、檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;
6、內部職能部門匯總的統計報表和統計分析資料;
7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料;
9、內容重要的人民來信、來訪材料，領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統計分析等;
10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;
11、制定的規章制度等文件材料;
12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
13、干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，轉移關系存根等文件材料;
14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;
15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;
16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協議書等文件材料;
17、其他應當歸檔的文件材料。
(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。
1、同級單位和非隸屬單位頒發的非本單位主管業務但需要執行的法規性文件;
2、相關單位對本局工作檢查形成的'重要文件;
3、同級單位和非隸屬單位與本局聯系、協商工作的重要來往文件等。
(四)下級單位的文件材料。
1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統計報表、財務預算、決算等文件;
2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;
3、下級單位報送的備案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”，指定專人負責收發文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。
(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全，及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。
(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料，要及時接收、清理、建檔，如有缺少應立即采取補救措施，確保每件檔案材料完整齊全。
(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進行收集、整理和補充，立卷保存。
(五)信息中心要在每月終了后3日內，將本局機關生成在局域網上的收、發文件刻錄到電子光盤上(一式三份)，交辦公室保存。
(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后，應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。
三、文書檔案管理使用
(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度，任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。
(二)內部查、借閱文書檔案，原則在文書檔案存放場所進行，否則要履行查、借閱登記手續，并按期歸還。外單位查閱文書檔案，必須報經局分管領導批準，并履行登記手續。對需要復印檔案、出具證明材料的，必須報分管局長批準，經認真審查后方可出具有關證明。否則一切后果由經辦人負責。
(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料，也不得在文書檔案上作任何標記，更不得擅自將文書檔案轉借他人。
(四)銷毀過期無效文件材料統一由辦公室按規定辦理，其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。
(五)收發、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案，嚴格按《保密法》執行。