物業檔案管理制度

物業檔案管理制度（通用6篇）

1.　物業檔案管理制度 篇一

　　物業檔案資料的管理是物業管理工作中不可或缺的一部分。科學、規范的檔案管理能夠有效地為各項管理工作提供指導和服務。針對金沙咀國際廣場物業的特點，結合傳統檔案管理方法和電腦數據庫管理新方法，對小區檔案資料實行“科學化、系統化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業員工都必須遵守《物業檔案資料的建立與管理》的規定，對物業檔案資料進行有效的管理。

　　部門架構

　　董事長

　　物業經理

　　檔案管理員

　　檔案資料建立和管理流程

　　收集：工程技術、維修、改造資料；智能化系統技術資料；業主/物業使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等。

　　整理分類：技術資料；業主/物業使用人資料；管理規章及內部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業主文件、通知、活動記錄；財務帳表及分布方案。

　　歸檔：按照公司的《物業檔案資料的建立與管理制度》進行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。

　　利用：按權限借用及網上查詢，借用時登記，使用后立即歸還。

　　檔案的建立與收集

　　1.設立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進行嚴格管理。

　　2.堅持來源廣、內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在物業管理的實際工作中從需要出發，擴大信息資料的來源渠道。

　　3.辦理好物業整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加強質量記錄，做好后續資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。

　　檔案資料的整理與分類

　　整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　1.檔案資料的整理

　　1）各項業務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

　　2）各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據。

　　3）應充分利用原有資料作為整理的基礎。

　　4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系。

　　5）檔案的整理必須便于保管和利用。

　　6）收集后的.所有信息，統一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。

　　人力資源管理制度、內部制度、財務管理制度、各部門管理制度、小區項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業內部的重要制度和文件，對于公司的管理和發展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關鍵的一環。

　　歸檔范圍包括各部門和公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容，以及兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容，還包括各部門在專門業務活動中形成的各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等。財務資料則由財務部門歸檔管理。

　　歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當的整理；是傳真件的應復印后以復印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號；檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續；聲像檔案的歸檔要求更為嚴格。

　　歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內歸檔；建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數根據具體情況而定。

　　2、檔案管理員需要實現檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤實現檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統使用及安全信息的培訓，并隨時監督電腦使用人員的執行情況。此外，還需要定期對系統使用人員進行最新的安全技術培訓，以實現安全管理，有效降低網絡信息系統的運行風險。對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統的更新維護。通過定期將相關系統備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施，確保系統的可靠性和檔案資料數據的完整。

　　3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環節。檔案鑒定工作由物業辦公室負責進行，鑒定由物業經理、檔案資料管理員和有關業務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責。鑒定工作人員的任務包括負責制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應該定期進行。檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定。如果在鑒定中發現檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領導審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。

　　4、檔案管理人員的崗位責任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業業作奉獻。此外，他們需要有耐心熱情的態度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神。他們需要努力研究，鉆研業務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創檔案工作新領域。最后，他們需要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風。

　　檔案管理是企業管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。

　　為了規范資料的歸存、借閱、復印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內目錄，并對公司檔案所有內容進行備份存檔。

　　為了保證檔案的安全，檔案管理人員應與企業簽訂保密協議，并遵守保密守則。這包括不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄等。此外，他們還應該避免在非保密本上記錄機密資料，在私人通信中涉及機密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密。同時，他們還應該避免在不利于保密的地方存放機密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。

2.　物業檔案管理制度 篇二

　　一、背景介紹

　　隨著經濟的不斷發展和城市化的進程，物業管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務物業客戶，建立一套健全的物業客戶檔案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意義

　　確保物業客戶信息的統一、完整和準確；

　　2 、提高物業服務效率和水平；

　　3 、為物業決策提供可靠的數據參考；

　　4 、加強與物業客戶的溝通和合作。

　　三、檔案建立與管理

　　1 、檔案建立

　　（1）在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；

　　（2）對于企事業單位客戶，還應建立組織機構代碼、稅務登記號等信息，并提供相關證明文件；

　　（3）對于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關資料。

　　2 、檔案管理

　　（1）分類管理：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；

　　（2）檔案編號：為每個客戶檔案分配唯一的檔案編號，并進行標識和記錄；

　　（3）檔案整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，確保檔案的完整和準確；

　　（4）檔案存儲：建立專門的檔案室進行存儲，對檔案進行保密、防火、防潮等處理；

　　（5）檔案查閱：保障客戶合法權益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務。

　　四、檔案內容和更新

　　1 、基本信息

　　（1）個人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式、住址等；

　　（2）企事業單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機構代碼、稅務登記號、聯系方式、辦公地址等；

　　（3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯系方式、租金繳納證明等。

　　2 、動態信息更新

　　（1）客戶遷入、遷出信息；

　　（2）客戶家庭成員變動信息，如婚姻狀況、子女入學等；

　　（3）客戶單位經營情況、稅務信息等。

　　五、檔案保密與安全

　　1 、保密措施

　　（1）對客戶檔案中的個人隱私信息，如身份證號碼、聯系方式等進行嚴格保密；

　　（2）嚴格限制檔案查閱權限，只允許授權人員進行查閱和使用；

　　（3）加強信息系統的安全保護，防止未經授權的人員獲取檔案信息。

　　2 、檔案安全措施

　　（1）檔案室要求嚴格控制出入口，防止非法人員進入；

　　（2）檔案室配備專門的監控設備，保證檔案安全；

　　（3）定期備份檔案數據，防止檔案丟失或損壞。

　　六、檔案利用與管理

　　1 、信息查詢和報表

　　（1）客戶檔案應提供方便快捷的查詢和統計功能，以滿足物業日常工作的需要；

　　（2）定期生成客戶檔案報表，提供給物業決策相關人員使用。

　　2 、客戶服務與管理

　　（1）根據客戶檔案提供個性化的服務和管理；

　　（2）定期與客戶進行溝通和聯系，了解客戶需求和意見；

　　（3）在重要事項變化時及時更新客戶檔案。

　　七、改進措施與建議

　　1 、不斷優化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理；

　　3 、定期組織員工培訓，提高檔案管理水平和服務質量。

　　綜上所述，物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過完善的檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。八、檔案管理流程

　　為了確保物業客戶檔案管理的規范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。

　　1 、檔案建立流程

　　（1）接收客戶信息：物業管理人員應在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。

　　（2）檔案登記：將客戶提供的信息進行歸檔，并為每個客戶分配唯一的檔案編號。

　　（3）信息核實：核實客戶提供的信息的真實性和準確性，確保檔案信息的可靠性。

　　（4）檔案歸類：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。

　　（5）檔案存儲：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。

　　2 、檔案更新流程

　　（1）定期更新：根據客戶提供的個人住戶或單位信息的變更情況，對客戶檔案進行定期更新。

　　（2）動態信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動信息等，及時更新到客戶檔案中。

　　（3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經過授權，并按照相關流程進行查閱，避免檔案信息泄露。

　　3 、檔案整理和清理流程

　　（1）定期整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的完整和準確性。

　　（2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。

　　（3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規定的流程和標準進行歸檔，確保每個檔案的存放位置和狀態清晰可見。

　　4 、檔案保密和安全流程

　　（1）保密措施：對客戶檔案中的個人隱私信息進行嚴格保密，不得泄露和濫用。

　　（2）權限控制：對于需要查閱和使用檔案的`員工，進行權限控制，確保檔案信息的安全。

　　（3）檔案安全：加強檔案室的安全防護，限制非授權人員的進入，定期檢查檔案室的安全設施和防護措施。

　　九、檔案管理系統引入

　　為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理。

　　1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數據庫，并將所有客戶檔案中的信息進行電子化處理，提高信息存儲和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業的檔案管理軟件，實現對客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。

　　3 、檔案安全措施：對電子檔案進行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。

　　4 、電子檔案查詢和報表：通過電子檔案管理系統，可以方便快捷地進行客戶檔案的查詢和生成報表，提供給物業決策相關人員使用。

　　十、員工培訓和質量管理

　　為了提高檔案管理人員的專業水平和服務質量，需要進行定期的員工培訓和質量管理。

　　1 、培訓內容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓。

　　2 、質量評估：定期評估檔案管理人員的服務質量和工作效率，及時發現問題并進行改進。

　　3 、績效考核：將檔案管理人員的檔案管理質量和工作效率納入績效考核體系，激勵和獎勵優秀表現的人員。

　　十一、總結和建議

　　物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過健全的檔案管理制度，可以確保物業客戶信息的統一、完整和準確，提高物業服務效率和水平，提供可靠的數據參考，加強與物業客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理，可以進一步提高檔案管理的效率和便利性。同時，通過員工培訓和質量管理，可以提高檔案管理人員的專業水平和服務質量。在實施檔案管理制度的過程中，還應不斷優化流程，提高工作效率，同時保障檔案的保密和安全性。

　　綜上所述，只有通過完善的物業客戶檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。在未來的工作中，我們應不斷總結經驗，改進工作方法，進一步提高物業客戶檔案管理的水平和質量。

3.　物業檔案管理制度 篇三

　　依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則

　　檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的`處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。

4.　物業檔案管理制度 篇四

　　1.項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管，由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經總物業經理許可，他人不得動用。

　　3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續，經確認后方可離任。

　　6.物業檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的，需經物業總物業經理書面確認，如有違反的做泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符合要求的.保管責任人將做適當處分。

　　9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的，管理處將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

5.　物業檔案管理制度 篇五

　　1、目的

　　使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、適用范圍

　　公司所有檔案的管理。

　　3、公司資料室文檔資料管理

　　3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。

　　3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。

　　3.2物業管理相關政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。

　　3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1內部管理文件：以公司名義下發的'人事、行政類文件。

　　3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。

　　3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。

　　3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。

　　3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。

　　3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。

　　3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。

　　3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

　　3.5文檔資料查閱或復印：物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。

　　4、各部門文檔資料管理

　　4.1各部門文件分類及編制要求：

　　4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。

　　4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。

　　4.1.3公司各部門（含職能部門、業務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：

　　（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。

　　（2）行政類：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。

　　（3）通知類：內部各類通知。

　　（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。

　　（5）會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。

　　（6）合同、協議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。

　　（7）對外文件類：

　　①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；

　　②對客戶發文等：

　　③其它類：如電話表、名單、啟示等。

　　4.2質量管理部應保管的資料：

　　4.2.1發展商提供的資料：

　　（1）產權資料；

　　（2）技術資料（含圖紙）；

　　（3）交接手續及清單等。

　　4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。

　　4.3各類文件更改要求：

　　各類文件張貼或下發后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。

　　4.4各類文件發放要求：

　　4.4.1文件的發放應注明發放級別，通常應包括以下幾類：

　　（1）部門負責人以上人員閱；

　　（2）主管級以上人員閱；

　　（3）內部傳閱；

　　（4）張帖。

　　4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。

　　4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

　　4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。

　　4.5電腦文檔管理：

　　4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

　　4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。

　　4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。

　　4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

　　4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。

6.　物業檔案管理制度 篇六

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　　（一）公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；

　　（二）公司編文號的全部文件；

　　（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；

　　（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；

　　（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；

　　（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；

　　（七）政府各級部門發送的文件；

　　（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；

　　（九）介紹信、信函存根、電報底稿；

　　（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

　　（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經營管理類

　　（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

　　（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；

　　（三）公司各部經濟考核指標；

　　（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；

　　（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。

　　三、財務類

　　（一）年度審計報告；

　　（二）年初預算報告；

　　（三）財務分析報告；

　　（四）財務存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類

　　（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；

　　（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　　（三）職工獎懲情況記錄；

　　（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；

　　（五）勞動工資報表（年報）；

　　（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　　（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；

　　（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；

　　（三）購買固定資產計劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。