企業檔案管理制度（精選12篇）
1. 企業檔案管理制度 篇一
一、客戶檔案管理對象
客戶檔案管理的對象就是你的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應納入企業的客戶管理系統。
1.從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點管理對象。
2.從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶。對于第一類客戶，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的客戶，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對于第三類客戶，檔案管理的重點是全面搜集和整理客戶資料，為即將展開的交易業務準備資料。
3.從客戶性質來劃分：包括政府機構（以國家采購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易伙伴等。這類客戶因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。
4.從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客戶（交易時間長、交易量大等），一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重點應放在主力客戶上。
總之，每個企業都或多或少的擁有自己的'客戶群，不同的客戶具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統。
二、客戶管理內容
正如客戶自身是復雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內容也是復雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的基本內容包括以下幾項：
1.客戶基礎資料。即企業所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的起點和基礎�？蛻糍Y料的獲取，主要是通過推銷員進行的客戶訪問搜集起來的。在檔案管理系統中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現客戶檔案管理制度客戶檔案管理制度。
客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。
2.客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。
3.業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。
4.交易活動現狀。主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。
以上四方面構成了客戶檔案管理的重點內容，客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。
三、戶檔案管理方法
1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎工作，是建立客戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。
客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：
�、�.由推銷員進行市場調查和客戶訪問時整理匯總。
�、�.向客戶寄送客戶資料表，請客戶填寫。
�、�.委托專業調查機構進行專項調查。然后根據這三種渠道反饋的信息，進行整理匯總，填入客戶檔案卡。
在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業秘密的考慮，不愿提供全部詳實的資料，或者由于某種動機夸大某些數字（如企業實力等），所以對這些資料應加以審核。但一般來將，由客戶提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。
第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是危險客戶的信用狀況等，但需要支付較多的費用。
通過推銷員進行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是：編制客戶訪問日報（或月報），由推銷員隨身攜帶，在進行客戶訪問時，即時填寫，按規定時間上報，企業匯總整理，據此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外，還可編制客戶業務報表和對可客戶銷售報表，以從多角度反映客戶狀況。
為此，需制訂推銷員客戶信息報告制度（其中包括日常報告、緊急報告和定期報告）。需制定推銷員客戶信息報告規程。
2.客戶分類。利用上述資料，將企業擁有的客戶進行科學的分類，目的在于提高銷售效率，促進企業營銷工作更順利地展開。
客戶分類的主要內容包括：
�、�.客戶性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便于銷售業務的展開。如按所有權，劃分（全民所有制、集體所有制、個體所有制、股份制、合資等）；按客戶性質劃分（批發店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等）；按客戶地獄劃分（商業中心店、交通樞紐店、居民區店、其他店鋪等）；按顧客的實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便于對客戶進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。
�、�.客戶等級分類。企業根據實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便于進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客戶檔案管理制度百科。
�、�.客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發貨，首先將客戶劃分為不同的區域。然后，再將各區域內的客戶按照經濟合理原則劃分出不不同的路序。
3.客戶構成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標識，將客戶分類，分析其構成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，采取對策，提高營銷效率。
客戶構成分析的主要內容包括：
�、�.銷售構成分析。根據銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中，各類等級的客戶所占比重。并據此確定未來的營銷重點。
�、�.商品構成分析。通過分析企業商品總銷售量中，各類商品所占的比重，以確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。
2. 企業檔案管理制度 篇二
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的`檔案。
5、查閱檔案和需復�。ú糠只蛉浚n案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經登記。
6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。
7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。
3. 企業檔案管理制度 篇三
（一）總則
一、本管理制度旨在確保公司文件收發的完整、及時、準確，促進部門內部及部門和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以部門名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達部門領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的'做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。
（三）發文制度：
1、部門各類文件指在公司內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按部門統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，部門任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發送之前應加蓋部門相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
4. 企業檔案管理制度 篇四
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的.文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
5. 企業檔案管理制度 篇五
一、檔案管理機構及其職責
1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2 、凡屬歸檔范圍的`文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4 、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出
6. 企業檔案管理制度 篇六
第一條 為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條 公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條 調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條 各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條 工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條 舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條 檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。
第九條 檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條 保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條 未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條 本制度從20xx年1月1日起執行。
7. 企業檔案管理制度 篇七
一、目的：
為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、內容：
1、歸檔制度
�。�1）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。
�。�2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
�。�3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發事件之后或對有些檔案發生疑問之后也要進行檢查核對
3、保衛制度
�。�1）、指定專人負責檔案保管。
（2）、備齊必要的存檔設備。
�。�3）、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
�。�4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、統計制度
�。�1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
�。�3）檔案整理和保管情況。
（4）檔案及設備利用情況。
5、轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，
（1）取出應轉走的檔案；
（2）填寫人事檔案轉遞記錄；
（3）按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的`理由，并加斧章。
�。�2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
�。�3）證明材料由人事處審閱，加斧章，然后登記、發出。
8. 企業檔案管理制度 篇八
人力資源檔案管理已經成為現代企業管理方式之一，儲存了有關企業人員全面的個人情況和個人掌握的知識技能等綜合信息。目前，現代企業基本實現了辦公自動化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術結合的要求，將其轉化為直接利用的數字信息。但現代企業人力資源管理平臺的構建目的將不僅僅是對個人信息和知識情況的存儲，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類信息及時、準確地發布出來，滿足企業不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。
1、系統平臺需求分析
基于現代企業人力資源系統平臺的構建，必須從企業全局角度來著眼，以目前企業已擁有的管理系統的硬件設備與軟件系統的兼容性作為開發基礎。實現人力資源檔案信息的科學管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現代企業管理文化進行接壤，提高企業人才的整體協作性和團隊人才意識。因此，系統必須考慮以下幾個方面：首先，系統建設需要以檔案法律法規為準繩，保障企業人員對檔案信息的隱私權和知情權；人力資源檔案系統信息的收集符合法律法規的要求，滿足企業員工自愿參與的原則。
其次，系統建設必須以目前企業管理系統的特性作為參照，主要體現在系統平臺必須與企業管理系統具有良好的交互性、兼容性以及技術的融合性上，為系統平臺與企業對接減少阻礙。再次，系統平臺的功能設計必須從雙方面的利用角度進行考慮，不僅對企業管理者提供幫助，更要肩負起對企業員工利用需求的責任；建立專人專用賬戶的用戶權限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對于企業核心價值的技術信息必須進行嚴格保密。數據保存必須考慮到突發狀況和外在環境改變等因素，保持信息數據的安全性和完整性。最后，以企業利益最大化為根本目標，縮減到企業投入最低成本。
2、系統功能設計
現代人力資源管理平臺主要包含三部分功能：用戶個人信息認證、企業員工知識共享、系統管理三個模塊。以上三種功能通過B/S網絡模式可以實現：普通用戶登陸后經過系統的授予權限，可以對個人的身份相關信息進行校對，個人有關信息如果有誤，可以向系統管理人員提供機構證明，管理人員對系統個人信息進行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶可以利用賬號分享本人或所在機構所掌握的技能知識，平臺提供多用戶進行在線交流等功能；系統管理員按照企業內的層級和不同部門分類設置不同用戶權限，用戶可以通過賬號查詢企業知識信息庫；系統管理人員不僅具有普通用戶的權限，還可以對系統的管理模塊進行管理，對用戶權限進行系統設置，同時還必須肩負起對知識庫的更新和信息審核的責任。
現代企業人力資源檔案管理平臺頁面是與員工直接對話的窗口，必須為企業員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導航、知識庫查詢、業務查詢、信息反饋、即時信息發布、用戶在線交流等等功能。知識信息庫錄入與最新知識發布只向管理人員賬戶權限開放，普通賬戶對知識信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統對系統管理人員提出申請，得到及時回復。
3、現代企業人力資源檔案管理平臺的技術架構
結合現代企業人力資源檔案平臺的功能分析，筆者提出了對系統平臺的主站點及其各有關站點設計方式，包括充分考量了現代企業在實踐應用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設置更為合理、欄目可以對哪些用戶可以公開，以及人力資源檔案平臺信息庫需要創建檔案資源信息和知識庫信息內容等。因為知識庫與人力資源檔案信息庫處于系統平臺的后臺位置，并且與平臺的表層頁面相對分開�；谝陨咸攸c，現代企業人力資源系統平臺主要采用普遍應用的三層式B/S系統結構。
第一，企業人力資源檔案管理系統表示層。表示層是應用于系統存儲的數據與企業用戶的直接接口，擔負起將系統存儲的數據轉化為用戶最易于接受的表現形式。此外，現代人力資源檔案系統表示層不僅對系統內信息進行轉化，而且該系統將員工所掌握的知識、技術方法以及管理方法進行形式轉化存儲到系統數據庫中。
第二，企業人力資源檔案系統邏輯層。系統邏輯層作為存儲資源庫的實踐應用，管理存儲系統平臺對信息的收集與邏輯存儲數據庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對信息的需求進行分析、對平臺進行設計。設置以下模塊如個人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個人知識發布、知識庫查詢、系統管理等，相應的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對系統進行相關操作。
個人人力資源檔案信息管理主要針對企業員工個人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對信息中存在的偏差與系統管理員進行溝通，對身份信息進行修改和添加；系統管理包括用戶權限管理、在線反饋、知識審核、知識在線發布、登錄日志等；權限管理主要對系統登錄賬戶根據所處部門和級別進行合理授權；知識信息發布管理是根據用戶通過賬號主動分享的知識通過管理員進行審核，一方面按照信息收集準則進行分類入庫；另一方面通過員工登錄日志，對高頻的搜索話題進行匯總，來對信息進行即時發布；系統維護通過管理人員賬戶對系統進行定期日常維護。
4、系統管理平臺安全保障制度的建立
企業人力資源檔案管理平臺獲得企業員工信賴的基礎，是以保障該系統提供安全、高效、準確的信息作為前提。因此，根據信息庫的信息內容特征，本系統可以采用以下的技術安全手段與安全制度，保持信息系統的安全化管理以及知識信息的安全。
第一，唯一的身份賬號。系統管理人員在企業員工應聘進入企業工作時，就針對其職能身份進行了認定，分配了一個專用賬號，此種方式可以防止員工進行多次注冊，避免服務器的過重負擔和多用戶身份混亂帶來不安全因素，使系統平臺的用戶操作限定在特定對象，幫助系統平臺在日后利用信息統計與訪問追蹤統計提供了真實數據。
第二，對所有員工賦予特定的身份權限與核心技術知識進行加密處理。企業員工獲得的權限，必須進行分級設定，保障系統平臺多種功能得到準確與高效的.發揮。處于企業內不同職位的員工，對系統可以進行不同操作。沒有得到管理人員對相關權限的審批，普通用戶是無法對系統進行越權操作。因此，權限設置不僅使系統平臺管理更為便捷，也為系統平臺操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺的數據庫還為企業存儲相關核心技術數據，不同密級的知識需要核心人員掌握，而并非可以對所有人員開放利用�；谝陨弦蛩�，員工的身份與核心知識加密設置不同進入權限，可以根據其不同部門的職能屬性與層級職務大小進行科學的權限分配，時刻保持信息庫內的知識信息處于穩定與可控中。
第三，為保證整個系統的信息安全，必須對原有系統數據庫進行定期的備份，嚴格編制系統操作守則，并要求所有員工嚴格遵守，保證信息系統得到安全操作。
9. 企業檔案管理制度 篇九
第一章總則
第一條為規范企業境外檔案管理，維護國家利益和企業合法杈益，滿足境外資產監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、項目部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發事件的原則，以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。
第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容：
(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業務工作流程，納入業務工作或項目計劃，納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業務實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業務發生較大變化的，應當及時修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時收集整理，按規定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：
(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。
(四)非紙質文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類文件材料，參照國內同類文件材料的歸檔時間并結合境外業務實際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業務信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
10. 企業檔案管理制度 篇十
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
11. 企業檔案管理制度 篇十一
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;
(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的.利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施�！秶鵂I企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
12. 企業檔案管理制度 篇十二
為明確管理責任，規范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門的工作職責
�。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
�。ㄈ┢渌块T由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質量，并按時接收和移交檔案；
�。ǘ┓脖竟居“l出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
�。ㄈ┳龅街矣诼毷�，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
（一）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；
�。ǘ┍竟镜恼埵九c上級機關的批復；
�。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l文與有關單位來往的文書；
�。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒拥膱蟾�、總結；
（五）本公司制訂的計劃、方案、統計、財務、工作總結；
�。┚C治工作材料；
�。ㄆ撸┍竟九c有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；
�。ò耍┍竟靖鞣N證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；
�。ň牛┍竟韭毠趧�、工資、福利方面的文件材料；
（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
�。ㄊ唬⿻嫅{證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
�。ㄒ唬┏修k部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。
（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。
（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。
�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。
�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。
�。└鞑块T在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續。
七、檔案的保管
（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。
（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
�。ㄈn案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時采取措施，進行修補和復制。
（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。
（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
（一）檔案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；
�。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
�。ㄋ模┱{走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；
�。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經總經理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。
�。w還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
�。ㄆ撸﹤髡婕璐鏅n時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
（八）未經公司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。
九、檔案室保密制度
�。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
�。ǘ┓彩褂帽Ｃ軝n案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。
（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批準后，方可借出。
�。ㄋ模┩鈫挝徊殚�、借閱密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準，方可提供。
（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
�。n案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷毀
鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規定并結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：
�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾洜I管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；
�。ǘ┓从彻疽话憬洜I活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；
（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。
�。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。
�。ㄎ澹┙涍^一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保存意義的，經檔案人員或原經辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批準，方可銷毀。
�。┙浥鷾输N毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發布之日起實施。