發文管理制度（精選14篇）
1. 發文管理制度 篇一
第一章總則
第一條為規范和嚴肅公司發文工作，提高發文效率、保證發文質量，保證文書的安全、及時傳遞，特制定本管理辦法。
第二條公司所有文書的呈批和發文由辦公室統一管理。
第二章行文規則
第三條公文的種類
公文類別主要有：通知、通報、報告、請示、決定、決議、批復、函、會議紀要、總結、計劃、簡報、制度、規定、辦法等。
第四條公文格式
公文格式一般包括：標題、主送部門（領導）、正文、附件、發文單位（單位公章）、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。
1.標題：公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明發文部門、事由和公文種類。
2.主送部門：指公文主要送達的單位（領導）或部門，凡是向上級報送均為主送部門；一般只寫一個主送部門，不得多頭主送。如需要，同時報送另一上級，可以用抄報的形式。
3.正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。
4.發文單位：寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領導個人名義行文，應冠以職務身份。
5.發文日期：公文必須注明發文日期，以表明從何時開始下文。發文日期在發文部門下面向右錯開，要寫全年月日。發文日期一般以簽發人簽發日期為準。
6.抄報、抄送單位：屬上級的列入抄報，平行或下級列入抄送。
7.文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“X公司文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅頭文件。所有以公司名義下發的公文一律用紅頭文件形式。
8.公文編號：一般包括編字、年號、順序號。
9.機密等級：機密公文應當根據機密程度劃分等級，分別注明“絕密”，“機密”，“秘密”,“普通”字樣。
10.附件：公文如有附件，應當在正文之后，發文部門之前注明附件名稱和件數。
11.其它：公文排版要求詳見附件。
第五條行文要求
1.行文須嚴格區分公文類別，并嚴格按相應格式書寫、排版；
2.明確發文權限。屬于全面的，重要的方針政策性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內的日常業務工作問題，以有關部門名義行文。
3.公文由主辦部門經辦人擬稿，經部門經理審核、簽字后交辦公室登記。由辦公室送呈有關領導簽發。發文涉及幾個部門的，經辦單位負責組織相關部門會簽后，再上交辦公室。
第六條關于公司的公文編字
為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為：
第三章發文程序及要求
第七條發文程序包括擬稿、校對、審核、簽發、用印、發文、歸檔等程序。
（一）公文的草擬、打印、校對。
1.經辦人負責公文的起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統一格式的`公文稿紙（見附表三），起草公文的人名、地點、數字、標點符號要準確，時間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡稱。
2.起草公文后，到辦公室統一打印、輸出。辦公室秘書負責核對公文符合公文格式后加蓋“擬文專用章”。
3.公文打印后、由擬稿人校對無誤后簽字。
（二）公文審核。
文件起草后，由經辦部門經理審核、簽字。如涉及其他部門，經辦部門送相關部門會簽。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文件一并交辦公室。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由辦公室負責核稿。核稿的主要內容包括：
1.文件呈批單是否填寫準確，完整。所有相關部門是否都已簽字。
2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；
3.公文意思是否得表達清楚、準確。
如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經辦人重新辦理。
（四）公文的呈批。
辦公室核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公文編號和密級，簽署處理意見。在“發文登記表”上登記后，由辦公室主任根據事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權限、業務性質分類，分別呈相關領導審批。辦公室不得積壓文件，要及時呈批或下發。
（五）公文批閱。
公司相關領導批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當天批辦。所有文件的必須在兩個工作日之內閱批完畢。
公司相關領導認為文稿與原意不符，由辦公室退回擬稿人重寫。如果僅涉及文字問題，直接由辦公室負責修改。
擬稿人重寫后，再次送簽時必須附上修改前的所有原稿。辦公室負責核對修改稿與原稿，確保公文嚴格按領導意見進行了修改，并且經辦人已經告知相關部門經理（由辦公室秘書電話查詢）。
（六）公文打印。
公文簽發后，交辦公室主任。辦公室主任審查后交辦公室秘書登記、打印正式文稿；打印前辦公室秘書瀏覽文件內容，檢查所打印文件的合法性、并在打印登記簿上詳細登記文件名、份數、頁數、經辦人等，具體見《打印登記簿》；
對于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由辦公室秘書填寫“發文登記簿”后，進行發文，同時將一份正式文件、領導簽發的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。
對于需要蓋章的文件見下一步；
（七）公文蓋印、登記。
需要蓋章的文件，打印后由辦公室秘書履行蓋章手續。對兩張以上的文件另外加蓋騎縫蓋。“文件呈批單”由辦公室秘書留存備查，
2. 發文管理制度 篇二
為規范文件管理，提高工作效率，使收發文工作規范化和程序化，特制定本制度。
一、收文
1、簽收上級部門或兄弟部門來文，均由負責公文收發的人員統一簽收拆封。
2、登記收發人員簽收拆封以后，應用專用簿式本進行登記，登記來文機關、主要內容后送分管辦公室領導簽署批閱。
3、批辦分管辦公室領導根據分工送相關領導審閱。并及時將文件呈傳各領導閱示或閱知。
4、承辦根據主批領導簽批的指示，收發人員將文件送有關人員或部門承辦，并督促其從速辦妥。
5、歸檔辦理完畢的來文，均應歸檔。
6、銷毀沒有存檔價值和備查必要的'來文來信，或已辦結的來信，均可在年終經過主管領導鑒別后進行銷毀，并登記。
二、發文
1、擬稿由分管領導指定專人或與某項工作有關的部門撰寫，并將擬好的文稿附發文稿紙送主要領導審核。
2、簽發審核后的文稿，經主要領導、分管領導、經辦人簽字后，方可簽發。
3、制發文件經簽發后，方可正式打印、蓋章、裝訂。
4、歸檔文件加斧章后，需一式兩份連同原稿送綜合辦公室負責公文收發人員歸檔。
學校辦公室收發文管理制度2
第一、認真執行學校作息制度，按時上下班，做到不遲到、不早退、有事請假。
第二、辦公期間不聲喧嘩以免影響他人工作。不做與工作無關的事情。
第三、辦公室應做到整潔有序，不亂堆亂放，室內物品、桌上資料放置整齊。
第四、愛護辦公室內的公共財物。保持辦公室文明、整潔、舒適。
第五、各室都建立、健全衛生值日制度，值日人員每天打掃室內衛生，保持窗明幾凈，保持地面整潔。
第六、勤儉節約，下班離開前要自行將電腦、空調、電燈、電扇等關好，鎖好門窗。
3. 發文管理制度 篇三
第一章總則
第一條為了規范公司對收發文的管理，提高文件的利用效率，進而提高公司工作質量和工作效率，特制定本規定。
第二條公司文件是傳達方針政策，發布公司規章制度、請示、指示和答復問題，指導工作，報告情況等的重要工具。因此，必須認真做好文件收發的管理工作，有效地為公司服務。
第三條公司所收發文件由綜合部行政科統一簽收、發放、傳遞、保管和立卷歸檔。行政科指定專職人員負責收文和發文管理工作。收發文人員必須根據有關文件資料，如實填寫收文登記表和發文登記表。行政科必須按照準確、及時、安全、統一的原則做好公司的收發文管理工作。
第二章發文辦理
第四條發文，發文辦理是指公司對外發出的公文，首先要擬稿，稿子寫好后要送部門負責人審核，然后報請有關領導人簽發，簽發后送印，印制好校對后發出。發文辦理主要包括以下幾個工作程序：
1、擬稿：擬稿是指把領導人或公司的發文意圖條理化、顯物化，是發文處理的關鍵程序之一。公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
2、核稿：核稿是指由擬稿部門負責人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。
3、會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送綜合部負責人對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
4、簽發：工程部、總工辦的一般事務性公文送分管領導簽發。其他文件如重要請示、報告、制度及辦法等一律送總經理簽發。
5、發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，并對待發文稿進行編注發文字號、設計版面格式等。
6、繕印：繕印是指按已簽發的文稿進行繕寫或打印，并由相關人員負責校對。
7、用印：用印是指綜合部對已繕印號的公文進行蓋章。
8、發文登記：發文登記是指由綜合部行政人員將待發公文登記造冊，以備存查。
9、分發：分發是指由綜合部行政人員把用過印并已登記過的公文通過適當的方式（如郵寄、傳真、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞給收文單位。
10、注發：注發是指由綜合部行政人員對發文辦理結果予以注明。如誰經手，發了一份什么文件，經由什么渠道發出等。
11、存檔：在發文辦理流程結束后，綜合部行政人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。
第三章收文辦理
第六條收文是指外部機關送達公司的'公務文書和材料，包括文件、電報、其他文字資料等。收文辦理是指對來自公司外部的文件所實施的處置與管理。工程管理類收文暫按工程部有關規定辦理，行政科定期對工程部的收文進行備份存檔。收文辦理主要包括以下幾個程序：
1、簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來文，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點，核實來文數量、封皮編號與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤后，方可簽字、蓋章、注時。
2、收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。
3、擬辦：在收文登記后，由綜合部行政人員送綜合部負責人審核，符合有關規定的，綜合部應及時提出辦理意見和建議，送請主要領導人批示后交有關部門辦理。
4、批辦：批辦是指主要領導人對收文的辦理寫出指示性意見。
5、分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送有關部門或承辦人員辦理。
6、傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應先送主要領導和分管領導閱：各部門間安排主管部門先看。領導同志閱文后要簽字、注時。如有閱批意見，要按領導同志的意見，做好補辦工作。文件傳閱前，要認真登記，閱完后進行檢查，隨時掌握文件的去向
7、承辦：承辦是指按照領導人的批辦意見，由相關的業務主管部門或負責人具體承擔收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文—4—
件，主辦單位要主動會同有關單位協商辦理，并負責回復辦理結果。
8、催辦：催辦是指根據領導人的批辦意見，由行政科督促承辦部門盡快上報辦理結果。
9、注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。
第四章公文管理（立卷歸檔）
第七條無論是收文還是發文，都要按檔案管理有關規定進行科學管理。已發出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進辦結的公文，也要妥善保管，以備隨時調用。
公文管理主要包括以下幾個程序：
1、制定立卷類目表：按照檔案管理的有關規定結合公司的實際情況制定公司立卷類目表。
2、歸卷：按立卷類目表上規定的項目準備卷夾或櫥柜，并隨時把已辦完的公文歸到相應的文件夾或類目里面。
3、調用：對已經歸卷的任何一份公文要能隨時調出，以便為公司工作服務。
4、立卷：按公文立卷的有關規定把已歸入卷夾的公文立成合乎規范的公文案卷。
4. 發文管理制度 篇四
為提高發文質量，充分發揮公文在各項工作中的指導作用，使之規范化、制度化、科學化，特制訂本制度。
一、本文所指的文件是指：
1、以公司名義向公司內部人員發出的正式文件，如規章制度、通知通報、人事任免以及向公司以外的單位、團體等發出的正式文件等；
2、以各管理部門名義發出的文件。
二、公文種類及編號
1、公司內部使用的公文種類主要包括：
⑴決定：適用于對重要事項或重大行動做出的安排；任免和聘用管理人員；
⑵通知：適用于公司轉發上級政府部門公文；發布規章制度；傳達要求各部門執行的事項；
⑶通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況；
⑷報告：適用于下級部門向上級匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答復上級部門的詢問等；
⑸請示：適用于下級部門向上級請求指示、批準；
⑹批復：適用于上級部門答復下級請示事項；
⑺函：適用于不相隸屬的部門之間相互商洽工作、詢問和答復-1-問題；
⑻會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項；
⑼決議：適用于公司會議議定的重要事項；
⑽制度、管理辦法：適用于公司明確和規范各項具體工作。
2、文件編號
⑴對公司有重大影響的決議（定）、制度、辦法、通知等文，由綜合辦以公司紅頭文統一編號下發，具體文件編號：[年份]序號。
⑵公司一般性的文件下發，以文件類別劃分，如：人事、通知、通報、決定等，全部由綜合辦統一編文號，如（通知）[年份]序號、（通報）[年份]序號。
⑶生產辦如需對內下發文件的，全部到綜合辦編號存檔，其余部門無發文權限。如其他部門確需下發通知等文，全部以廠部或與綜合辦聯合下發。
⑷簡易（單）的通知、要求等文，無需編號，可以直接下發。
三、文件的簽署與蓋章
1、各部門均無對外發文權限，對外發文只能以公司名義；
2、以公司紅頭發布的文件應由公司董事長或總經理進行簽署；收文部門必須簽字，以便存檔；
3、以公司名義發布的文件應蓋公司公章；以部門名義發出的.文件應蓋本部門印章。若因特殊情況需蓋公司公章，應經分管經理同意。
4、公司綜合辦負責對以公司名義發布的文件進行編號及管理。文件正式發布前應與分管經理取得一致意見，并有分管經理書面或郵件批準。
四、文件的發放與歸檔和銷毀
1、未經相應權限負責人審核同意的文件，一律不準發放；所有發放文件，應存檔保留；
2、以公司名義發放文件由綜合辦登記和歸檔，各部門發文由發文部門指定人員進行登記和歸檔。歸檔部門應存有所發文件的電子版本和蓋有印章的紙質版。
3、沒有歸檔和存查價值的公文，經過公文管理部門負責人批準，可以定期銷毀。
五、執行日期
本制度自下發之日起開始執行
5. 發文管理制度 篇五
收文、發文是機關日常管理的基本要求,是為各級領導科學決策、正確指導工作提供服務的重要途徑。為規范管理、提高效率,特制定本制度。
一、鄉黨委、鄉政府收文、發文由辦公室內勤負責。
二、收文、發文按類別進行登記,急件要注明簽收的具體時間,轉交領導的收文必須經領導簽收,無領導簽收文件必須按類歸檔,年終交檔案室存檔。
三、領導閱完文件歸還辦公室必須登記歸還日期。
四、領導有批示文件列入督辦項目,單獨歸檔保存。
五、發文分別按黨委、政府發文標號登記,發文內容必須經主管領導審核簽字。
六、做好日常保密工作,密級文件、報表等隨時由辦公室報主管領導審閱保存。
七、妥善保存帶有密級的文件,未經主管領導批準,不準將涉密文件帶出機關或復印保存。工作中需查閱各種文書、專業檔案材料,須經主管領導批準。
八、未經批準,不得擅自復印、超范圍傳閱帶有密級的文件。要按程序傳閱審批,并及時將文件交檔案員保存。
九、上行文由主管領導審閱后,報書記或鄉長審閱,辦公室安排報送。
十、下發文件由主管領導審批,辦公室負責印發。
十一、反映全鄉工作的信息、簡報等稿件,報主管領導審閱后上報。
十二、所發的各種公文,要按正規的.格式擬稿,并進行全面校對檢查,以確保正確無誤。
十三、辦公室對所接受的文件要及時簽收、登記、分類,并提出擬辦意見,交領導和有關部門傳閱,對領導批示的傳閱件要及時送承辦人或部門,傳閱件要適時收回,進行立卷歸檔等工作。
6. 發文管理制度 篇六
物業公司行政工作制度:收發文及檔案管理
3收發文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉交收件人/跟進人處理。無總經理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。
3.3發件
3.3.1起草:由需要發件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網登記索取編號。管理處內部發文由管理處行政人員負責統一編號及填寫《發文登記表》。
3.3.3打印:由發文部門/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發件人、管理處主任及物管公司總經理的簽名;以管理處名義發出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規定執行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發出:由發件部門/管理處負責,并作出發文、簽收登記。
3.3.7內部傳閱
收件人依據傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處
理,做好文件類別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據各自的具體情況制定,做到科學、系統、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據文件的內容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續,包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規則,將文件進行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規定可按暨定的'權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統一交項目中心檔案室存檔。 4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。 4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
7. 發文管理制度 篇七
1、學校各類文件旨在學校內部統一意見，發布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。
3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學校統一規定編號、登記，之后提交校長簽發。
4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的'具體信息（如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。
5、文件簽發或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統一的格式（學校紅頭文件紙）。
6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內部發文，可以采用內部電子郵件系統，將文件分別發送至學校領導和各處室，并作好相關的發送記錄，作為檔案保存。
7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發單、兩份文件原件及文件發送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。
8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。
8. 發文管理制度 篇八
一、收文
1、登記:所有外來文件由行政部統一在文件上編寫總流水號,按流水號、接收日期、文件標題、發文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發文件清單》上。
2、傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱,及時分發、及時收回歸檔。
二、發文
1、公司文件的擬定簽發,對內外具有指令性和權威性。
2、擬稿:公司文件一般由各部門在職責范圍內自行起草,要對文件內容負責。文件內容涉及跨部門事務,須經部門間協調后方可發文。如事關公司的重大內外決策業務往來的文件,由董事長指定專人負責起草。
3、核稿:公文起草后,由擬稿部門經理審核簽字,如公文內容涉及其他部門事務,須由有關部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關公司重大內外決策、業務往來文件,由董事長簽發。
4、簽發:凡以公司名義行文的.,須經行政部經理、董事長簽發后,方可交付打印,屬于部門職權范圍內需以部門名義獨立行文的,部門經理簽發即可。
5、打印:在擬稿、核稿、簽發手續齊備后,交行政部審核登記,標明文號,密級和分發范圍。董事長直接簽發的特殊公文,但要補辦登記手續,按審核份數打印。
6、蓋章:文件打印校對完畢后,按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發文部門也須自留一份備查。
8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級和分類范圍由行政部分發。一般公文的傳遞由各部門自行送達。
三、傳真
1、由前臺統一收、發傳真,并記錄到《傳真接收、發送記錄表》上。
2、發送傳真要統一用公司傳真紙。
9. 發文管理制度 篇九
1.公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2.收文,由文秘簽收登記,總經理的收文由總經理簽收,屬領導親收件,一律交收件人親自拆封;
3.公文登記后,由總經理室根據總經理的指示,轉交各位領導傳閱,如需轉變有關部門閱辦,應由人事員送交,并經登記,簽收后才可送交;
4.閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到人力資源部閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6.各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件有落實,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;
7.公文辦完后,應根據文書立卷、歸檔的有關規定及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第三季度移交完成;
8.各級管理人員調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的`文件,應及時送文秘登記保管;
9.沒有存查必要的公文,經過鑒別和主管領導批準,由總經理室定期銷毀,銷毀秘密公文,要進行登記,有專人監督,保證不丟失,不漏銷,秘密級以上文件,不準作廢品處理,一律集中按有關規定處理。
10.會館內部任何部門、任何人員規章制度、培訓教程、崗位職責等項目的下發,必須上報總經辦文員,以統一格式統一編號下發,不得私自下發各種規章制度等。
10. 發文管理制度 篇十
公司各部門、分公司、項目部：
為使發文工作做到規范、準確、及時、安全，形成統一的編寫格式及處理程序，結合公司實際情況，特制定本管理辦法。
第一章總則
第一條為規范公司發文工作，提高發文效率、保證發文質量，保證文書的安全、及時傳遞。
第二條公司所有文書的呈批和發文由行政部統一管理。第二章行文規則第三條公文的種類
公文類別主要有：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個文種
第四條公文格式
公文格式一般包括：標題、主送部門（領導）、正文、附件、發文單位、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級等項。
1、標題：公文的標題應當準確、簡要的概括公文的主要內容并標明發文部門、事由和公文種類。
2、主送部門：指公文主要送達的單位（領導）或部門，凡是向上級報送均為主送部門；一般只寫一個主送部門，不得多頭主送。如需要，同時報送另一上級，可以用抄報的形式。
3、正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。4、發文單位：寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領導個人名義行文，應冠以職務身份。
5、發文日期：公文必須注明發文日期，以表明從何時開始下文。發文日期在發文部門下面向右錯開，要寫全年月日。發文日期一般以簽發人簽發日期為準。
6、抄報、抄送單位：屬上級的列入抄報，平行或下級列入抄送。
7、文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以黑色大寫印上“陜西中隧機電工程有限公司”。
8、公文編號：一般包括編字、年號、順序號。
9、機密等級：機密公文應當根據機密程度劃分等級，分別注明“絕密”，“機密”，“秘密”，“普通”字樣。
10、附件：公文如有附件，應當在正文之后，發文部門之前注明附件名稱和件數。
11、其它：公文排版要求詳見附件。
第五條行文要求
1、行文須嚴格按要求格式書寫、排版（具體要求詳見附件）；2、明確發文權限。屬于全面的，重要的方針政策性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內的日常業務工作問題，以有關部門名義行文。
3、公文由主辦部門經辦人擬稿，經部門主管審核、簽字后交行政部登記。由行政部送呈有關領導簽發。發文涉及幾個部門的，經辦部門負責組織相關部門會簽后，再上交行政部。
第六條關于公司的公文編字
為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為：
第二章發文程序及要求
第七條發文程序包括擬稿、校對、審核、簽發、用印、發文、歸檔等程序。
（一）公文的草擬、打印、校對。
1、相關部門經辦人負責公文的`起草（包括錄入、排版）。起草公文涉及的人名、地點、數字、標點符號要準確，時間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡稱。
2、起草公文后，到行政部統一打印、輸出。行政部負責核對是否符合公文標準格式。
（二）公文審核。
文件起草后，由經辦部門主管審核、簽字。如涉及其他部門，經辦部門送相關部門會簽。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文件一并交行政部。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由行政部負責核稿。核稿的主要內容包括：
1、文件呈批單是否填寫準確，完整。所有相關部門是否都已簽字。
2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；
3、公文意思是否得表達清楚、準確。
5如核稿不合格，行政部簽署修改意見后交經辦人重新辦理。
（四）公文的呈批。
行政部核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公文編號和密級，簽署處理意見。由行政部主管根據事情的輕重緩急，按審批權限、業務性質分類，分別呈相關領導審批。
行政部不得積壓文件，要及時呈批或下發。
（五）公文批閱。
公司相關領導認為文稿與原意不符，由行政部退回擬稿人重寫或修改。擬稿人重寫或修改后，再次送簽時必須附上修改前的所有原稿。行政部負責核對修改稿與原稿，確保公文嚴格按領導意見進行了修改，并且由經辦人告知相關部門主管。
（六）公文打印。
公文簽發后，交行政部主管。行政部主管審查后交行政部人員登記、打印正式文稿；
對于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由行政部人員填寫“發文登記表”后，進行發文，同時將一份正式文件、領導簽發的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。對于需要蓋章的文件見下一步。
（七）公文蓋印、登記。
需要蓋章的文件，打印后由行政部人員履行蓋章手續。“文件呈批單”由行政部人員留存備查，行政部人員須在文件呈批單上簽字。
文件蓋章后，將一份正式蓋章文件、領導簽發的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。同時由行政部人員填寫“發文登記表”后發文。
（八）發文。對外發文要求：
1、行政部人員通知經辦人到行政部辦理文件領用手續后，
由經辦人帶文件外出自行辦理（特殊情況下，如絕密文件須有他人陪同前往）；領取文書的當事人必須在登記簿上簽名。
2、需要以信函、特快專遞或以電子郵件形式發文的，統一由行政部人員辦理。
對內發文要求：
行政部人員負責將文件進行打印裝訂，供公司本部人員傳閱簽字；負責將電子文件以電子郵件的形式發送給各分公司、項目部傳閱，各分公司、項目部由相關負責人進行裝訂打印、傳閱簽字、存檔。
第三章附則
本辦法自發文之日起生效，原相關文件予以廢止。本辦法由行政部負責解釋。
11. 發文管理制度 篇十一
一、學校公文是傳達黨和國家的方針政策，指導學校工作，發布規章制度，請示回答問題，總結交流經驗的重要工具，也是學校文書檔案的重要內容。
二、學校公文的分類：
1、請示：向上級機關請求指示、審批，用“請示”。
2、報告：向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。
3、決定：安排學校重要活動和對師生員工的獎懲，用“決定”。
4、決議：經各種會議討論通過的事項用“決議”。
5、布告：公布師生員工普遍應當遵守或周知的事宜，用“布告”。
6、公告：向校內外宣布重要事項，用“公告”。
7、通知：轉發上級公文，要求各單位(部門)辦理和要求師生員工周知或共同執行的事項，用“通知”。
8、批復：答復校屬各單位的請示報告，用“批復”。
9、函：相互洽商工作，詢問或答復問題，用“函”。
10、會議紀要：傳達會議決議事項和主要精神，要求與會單位(部門)共同遵守、執行，用“會議紀要”。
三、公文一般由標題、文件編號、主送機關、正文題詞、發送機關、發文日期、秘密等級等部分組成。確定發文日期的原則是：凡會議通過的，以通過日期為準;領導簽發的，以簽發日期為準。涉及學校重大事件的文應由校長親自簽發。
四、學校文件，一般由校長辦公室起草或組織有關部門共同起草。各種文件必須交辦公室存查。
五、草擬公文必須嚴肅認真。文稿要符合黨和國家的.方針政策和有關規定，符合學校實際情況，觀點明確，條理清楚，層次分明、文字精練，用詞規范，書寫工整，標點準確，引文要準確，篇幅力求簡短。
六、公文處理必須做到準確、及時、安全。上級機關來往的行政公文，由校長室負責批發、分發、傳遞、立卷和歸檔。各處、室對口部門的來往公文，由各處、室負責收發、傳遞、分辦，并進行分類，立卷和歸檔。
七、各處、室向校領導的請示報告，應直接送辦公室辦理。辦公室根據情況分送有關校領導批示，并盡快答復。
八、凡以學校名義發出的公文，統一由辦公室安排打印，各處、室不得擅自或強行要求打印。
12. 發文管理制度 篇十二
為規范收發文工作，特制定本制度。
1.公文處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、核稿、打印、簽發（印章）、傳遞、歸檔、銷毀等程序。
2.單位所有收發文管理工作均由辦公室統一負責管理。辦公室指定專職人員負責收文和發文工作。收發人員必須根據有關文件資料，如實填寫收件登記表、發文登記表。未經許可，不得隨便代理收發工作，以免造成混亂。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。
3.公文登記后，由辦公室根據相關領導的批示，下發或轉交各位負責人傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由相關人員登記、簽字后方可送交。屬領導親收件，一律交收件人親自拆封。
4.閱讀文件應規定范圍，秘密級以上文件須到辦公室閱讀，因工作需要借閱文件應辦理借閱手續，用完后及時退還。秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。
5.各部門或個人對承辦的'公文必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延積壓。
6.各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。
7.公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔。
8.各級員工調動時，應將文件（含工作記錄本）清理移交，凡外出參加會議帶回的文件，應及時送辦公室登記保管。
9.沒有存查必要的公文，經主管領導批準，由辦公室定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷，不準作廢品出售，一律用碎紙機打碎或其它方法銷毀。
13. 發文管理制度 篇十三
為規范文件管理，提高工作效率，使收發文工作規范化和程序化，特制定本制度。
一、收文
1、簽收 上級部門或兄弟部門來文，均由負責公文收發的人員統一簽收拆封。
2、登記 收發人員簽收拆封以后，應用專用簿式本進行登記，登記來文機關、主要內容后送分管辦公室領導簽署批閱。
3、批辦 分管辦公室領導根據分工送相關領導審閱。并及時將文件呈傳各領導閱示或閱知。
4、承辦 根據主批領導簽批的指示，收發人員將文件送有關人員或部門承辦，并督促其從速辦妥。
5、歸檔 辦理完畢的來文，均應歸檔。
6、銷毀 沒有存檔價值和備查必要的來文來信，或已辦結的來信，均可在年終經過主管領導鑒別后進行銷毀，并登記。
二、發文
1、擬稿 由分管領導指定專人或與某項工作有關的部門撰 寫，并將擬好的文稿附發文稿紙送主要領導審核。
2、簽發 審核后的文稿，經主要領導、分管領導、經辦人簽字后，方可簽發。
3、制發 文件經簽發后，方可正式打印、蓋章、裝訂。
4、歸檔 文件加蓋公章后，需一式兩份連同原稿送綜合辦公室負責公文收發人員歸檔。
14. 發文管理制度 篇十四
一、學校的文件由辦公室負責起草和審核，學校校長簽發；學校各部門的.文件由各部門負責起草，校長辦公室審核，校長簽發。
二、文件簽發后，送辦公室統一安排打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章
三、上級來文（除所領導親收者外），均由辦公室專人負責拆封登記，附文件閱批卡后，,然后送主管學生領導閱，再根據主管領導意見具體安排落實并存檔。
四、機要文件應按照機密程度及傳閱范圍規定穿越，不得隨意擴大范圍。收發、傳遞、保管、歸檔要嚴格按照保密規定執行，做到切實行動。
五、規定傳閱的文件，閱后交辦公室專人歸檔，其他人員不得扣壓或丟失，需用時，應履行借閱手續。
六、電子公文一定堅持每天上、下午兩次查閱，并及時存檔備份。急件應及時打印并報主管領導閱辦。